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值班工作规范
时间: 2009年07月11日 来源:本站原创 浏览次数:

值班工作规范

 

值班工作是各级办公室的一项基本工作,也是一项窗口工作,值班工作规范不规范,直接影响办公室的窗口形象,所以规范值班工作对办公室来讲非常重要。下面我们分五个方面共同学习。

(一)值班运转制度

1. 值班工作不分工作日和节假日,每天24小时连续运转,确保随时对各类信息和情况作出反应。

2. 值班人员应严格遵守交接班纪律,认真做好交接班工作。当班的同志应尽量把本班的工作处理好,做好值班记录,每班工作一般应做到“当班事、当班毕”;确需移交下一班处理的事项,应与接班的同志当面衔接好,由其负责落实,不得延误或遗漏。

3. 值班人员必须严格遵守保密规定,做好保密工作。外来人员不得在值班室逗留,不准随意翻看值班记录。值班记录、重要信件要随时放入专门抽屉内。

(二)值班工作的原则与程序

1. 基本原则:收发信息严格把关,尽量为领导同志精简事务性工作。对于有明确规定的一般性问题,值班人员可根据有关政策和规章,当即作出处理(如有必要,事后向有关领导报告)。对于重要的、复杂的问题以及必须先经领导批示的问题,值班人员要及时按程序办理,不得随意表态,擅自处理。

2. 基本程序:

1)针对电话、电报、传真、口述、呈件等不同来源的信息,值班人员要做好值班记录,报分管领导审签;

2)对需要搞好通知联络的批示,值班人员要及时办理;

3)对于重大情况和突发性事件,一般应按逐级报告的原则。如特殊情况不能逐级报告的,值班人员须在充分掌握情况的前提下,报单位主要领导;

4)按领导同志批示搞好催办落实;

5)记录办理结果。

3. 值班人员应认真作好值班记录。值班记录包括七个要素:

1)事件发生的详细时间,地点;

2)事件发生的单位、当事人情况;

3)事件详细内容;

4)联系人姓名及职务、联系方式等;

5)领导批示和处理意见;

6)记录人及记录时间;

7)办理情况。

4. 各级办公室应主动做好承办事项的催办落实工作,并适时向有关领导反馈落实情况。对落实过程中出现的新情况、新问题及时向有关领导报告。

(三)电话联络工作

1. 值班人员要确保值班通讯设备的畅通。值班通讯设备或线路出现故障时,要迅速与电信部门或技术部门联系,及时排除故障。

2. 打电话前对电话内容拟出腹稿,对内容重要的电话,应先写出文字提纲或电话稿全文。

3. 电话接通后,应先说“您好”,在确认对方身份、通报本人身份后,再讲电话内容。

4. 对于内容重要的电话,应做好或要求对方做好电话记录并在记录完后进行核对,确保准确无误。

5. 通话完毕说“谢谢”、“再见”后再挂机。

6. 打住宅电话应掌握好时间,考虑对方的生活习惯,不得无端打扰领导同志,因工作紧急确需在休息时间打扰的,应先致歉。

7. 值班人员应善于识别诈骗电话,谨防上当受骗。对有疑问的电话,要及时向有关单位核实。

(四)接洽接访工作

1. 对领导预约的来访人员,值班人员应首先与领导联系,确定后,引导来访人员到领导同志处,不得随意阻拦或打听情况。对没有预约的外来人员或上访群众要求与领导见面、联系汇报的,值班人员要做到热情接待,认真了解情况,严格把关。对本人要求但无需与领导同志见面或未征得领导同意的,值班人员应主动为其与有关部门股室联系。

2. 对报送领导的信件、资料,值班人员应认真了解送件人情况后将信件、资料放入领导信箱或领导办公室,并及时报告领导。

3. 对收到的公务活动邀请函件,值班人员应严格把关,并按有关规定办理。

(五)协助处理重大突发性事件

1. 重大突发性事件是指突然发生,对本地、本单位乃至全县社会稳定、经济建设、人民生活有可能造成较大或严重危害的事件。如重大自然灾害、重大交通事故、重大群体性事件、重大刑事案件、突发性政治事件等。

2. 接到发生重大突发性事件的情况报告后,值班人员应立即与有关单位联系,弄清情况,作好记录,谨慎、灵活的采取应急措施,并立即向有关领导汇报事件情况及已采取的应急措施。情况非常紧急的,可先越级报告,再逐级补报。同时,立即按领导指示通知有关单位采取应急措施。

3. 对有关单位提出的紧急处理突发性事件的请示,值班人员不得擅自表态,必须在领导作出明确指示后才能答复。

4. 办公室要与重大突发性事件现场及事件负责人保持密切的通讯联系,密切关注事态的发展及处理工作的进展情况,注意及时将后续情况报告领导同志,并将领导同志的决策和指示及时向有关单位或人员传达。

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